Lo que nunca debes olvidar cuando organizas un evento
En todo evento que te puedas imaginar; XV años, bautizos, bodas, conciertos, pueden llegar a ser todo un dolor de cabeza cuando de organización hablamos. Los profesionales en el tema pueden estar acostumbrados a lidiar con todo tipo de personas y problemas, pero cuando quieres hacerlo tú mismo puede llegar a ser terrible.
Hay cosas que pasamos por alto en algunos eventos dándolos por sentado, desde los sanitarios en renta hasta la mantelería, son cosas que la gente olvida contratar por tomar en cuenta detalles que todo el mundo ve, como el vestido o las flores.
Depende mucho del lugar en dónde hagas el evento, pero, por ejemplo, en la playa no hay manera de que tus invitados vayan al baño -al menos que se trate de un hotel-, así que contratar sanitarios portátiles será la mejor opción.
Diario, por lo menos una vez al día, vamos al baño a hacer nuestras necesidades, a expulsar eso que está de más en nuestro cuerpo. Es una actividad tan común y necesaria, por eso reitero que es un tema imprescindible su presencia en cualquier evento público que se organice.
Aplícate en estos puntos para la fase preliminar de tu evento:
- Determinar el objetivo principal del evento.
- Identificar al público beneficiario y decidir sobre el mensaje a transmitir.
- Decidir quién llevará a cabo la planificación del evento; es decir, si se va a realizar interna o externamente.
- Preseleccionar al menos dos fechas para la celebración del evento.
- Establecer un programa (agenda preliminar) para el evento.
- Definir la estrategia promocional, si procede.
- Si la organización va a ser externa, preparar una petición de presupuesto detallada.
- Enviar un primer aviso a los asistentes potenciales.
Ahora, si lo tuyo es la organización de reuniones de trabajo o eventos más formalones, aquí te van 10 aplicaciones extraídas del portal ticketeapro que te ayudarán:
- Monitorización de eventos
Socialmention: Herramienta gratuita que te permitirá monitorizar lo que se está diciendo de ti en redes sociales y en internet. Te permite descubrir las palabras clave y hashtags que tus usuarios asocian a tu marca.
Precio: Gratuito
- Organización de concursos para eventos
Easypromos: Esta herramienta te permitirá crear cualquier tipo de concurso en redes sociales y generar leads cualificados y segmentados.
Precio: Desde 12 y 25 euros por promoción única o suscripción mensual, respectivamente.
- Gestión de redes sociales
Hootsuite: Herramienta con un plan gratuito que te ayudará a gestionar tus redes sociales de forma agrupada en una sola plataforma.
Precio: Gratuito para un máximo de 3 cuentas.
- Interacción de tu público con tu evento
Yarr TV: Haz que tus seguidores interactúen en tu evento a través de twitter con pantallas que muestren el seguimiento en directo de una cuenta, hashtag o temática.
Precio: Dispone de una versión de prueba gratuita.
- Comunicación con tus usuarios
MailChimp: Te permitirá hacer envíos sobre tu base de datos de usuarios. Dispone de opciones para realizar una integración con la página de Facebook de tu evento o un blog en WordPress.
Precio: Dispone de una versión gratuita.
- Gestión de los datos de los asistentes
Summa CRM: Si necesitas hacer un seguimiento a clientes potenciales y el presupuesto para ello no es muy elevado, este CRM puede ayudarte.
recio: Dispone de una versión gratuita.
Para los apasionados de Gmail, existen alternativas que convertirán tu correo electrónico en un propio CRM. Este es el caso de Streak que te permitirá hacer un seguimiento de todos los correos que recibas de tus clientes potenciales.
- Organización de tareas
Todoist: Esta herramienta te permitirá organizar y programar todas las tareas necesarias para organizar tus eventos. Desde tu teléfono móvil o tu ordenador podrás tener acceso a todas las tareas que tengas que realizar.
Precio: Dispone de una versión gratuita.
- Planificación de proyectos
LiveMinutes: Esta herramienta te permitirá organizar tus proyectos y asignar y planificar todas las tareas e hitos que estén implicados en el evento. Te permite incluir a los componentes de tu equipo, incluso realizar llamadas con ellos.
Precio: Gratuito
Si lo que buscas es algo más profesional y que puedas compartir con tu equipo, Basecamp puede ser una buena solución. Dispone de una versión de prueba de dos meses y podrás clasificar todas las tareas a realizar por tu equipo antes del lanzamiento del evento. Otra buena alternativa puede ser MS Project, el programa de Office dedicado a la planificación de tareas.
- Facturación y contabilidad
Debitoor: Esta herramienta te permite, por muy poco dinero, poder gestionar tu mismo la facturación y la contabilidad de los trabajos necesarios para sacar adelante tu evento.
Precio: Desde una versión de prueba gratuita hasta la más completa por 12 euros de suscripción mensual.
- Control de accesos a tu evento
En este caso te traemos una herramienta que conocemos muy bien. Se trata de una aplicación, disponible tanto para iOS como para Android, que te ayudará a realizar el control de accesos y la validación de entradas, evitando así el fraude; algo fundamental para quienes os dedicáis a organizar eventos.
